Библиотека

Цена времени или особенности национального тайм-менеджмента

ЦЕНА ВРЕМЕНИ или особенности национального тайм-менеджмента

Автор: Наташа Шахова 

Работая со многими людьми, представляющими разные компании, а значит и разную корпоративную культуру, я заметила, что мир бизнеса подчиняется определенным закономерностям. Руководители бизнеса и их сотрудники сталкиваются с одними и теми же проблемами. Мы страдаем от того, что у нас слишком много дел, которые мы хотим сделать в очень короткий промежуток времени. Почему? Может быть, вам хочется купить дом, а для этого нужно заработать больше денег; или, возможно, из-за того, что ваша компания решила отказаться от секретарей, вам, руководителю, приходится самому заниматься мелочами. Или у вас свой малый бизнес и без ваших стараний, энергетики и настроя он зачахнет. 

Несмотря на то, что в повышении личной и профессиональной эффективности самое главное определиться с целями и ценностями, я в данной статье и в своих тренингах стараюсь не философствовать, а просто понять, как можно делать то, что необходимо, лучше, быстрее и эффективнее. 

Перед вами тест, он актуален особенно тем, кому систематически не хватает времени. Главное не то, что вы ответите (хотя для анализа и это важно), а то на какие размышления натолкнет каждый вопрос. 
  1. Составляйте ли Вы на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а, кроме того, список заданий, которые желательно выполнить? 
  2. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? 
  3. Чувствуете ли вы, который час? 
  4. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? 
  5. Делегируете ли вы рутинную работу? 
  6. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? 
  7. Умеете ли вы говорить «нет»? Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? 
  8. Вы реагируете на все спокойно и рассудительно? 
  9. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм? 
  10. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? 
  11. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали? 
  12. Много ли времени занимают у вас совещания? 
  13. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? 
  14. Работаете ли вы сразу по нескольким направлениям, начинаете ли несколько дел одномоментно? 
  15. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»? 
  16. Часто ли вы откладываете важные дела? 
  17. Позитивно ли вы относитесь к работе? 
  18. Вы тратите 2 минуты и меньше на поиск необходимого документа, созданного 2 года назад? 
  19. Вы знаете, чем можете заняться в офисе, если отключат электричество на целый день? 
  20. У вас есть программное обеспечение, которое позволяет вам контролировать выданные задания своим коллегам и сотрудникам? 

Поздравляю, вы осилили весь список. Время – подсчитать! 

0 - 4 бал.

Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его

5 - 10 бал.

Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех

11 - 16 бал.

У Вас хороший самоменеджмент

17 - 20 бал.

Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать своё время. Позвольте окружающим Вас людям приобщиться к Вашему опыту


В теме личной производительности, действительно, достигнуты большие успехи. Особенно это касается технологий: Интернет основательно изменил наши методы ведения бизнеса. В компаниях теперь используется оборудование, позволяющее работать дома, работать в виртуальном режиме. 

Персональный компьютер, калькулятор, гибкая офисная структура и интранет, несомненно, усложнили оборудование современного офиса. Однако эти достижения многим людям дали возможность эффективно работать в виртуальном офисном окружении и экономить на этом массу времени! Эти люди преуспевают, многое знают, и многое умеют, и у них, безусловно, есть чему поучиться. 

Более того, в былые времена от нас требовалось только прийти в офис и выполнить несколько заданий начальника. Этим работа и ограничивалась. Теперь все уже не так. Новая экономика – новые требования! Задания нужно выполнять сейчас же. И здесь на авансцену выходит наша национальная особенность - стремления откладывать дела, особенно те, которые делать не хочется. И техника в этом случае нам не помощница.

Как вовремя выполнить задания – это самодисциплина и четкое следование технологии тайм-менеджмента. И работа по сокращению потерь времени По опросам менеджеров, они тратят на участие в совещания до 70% своего времени. Это действительно много (это самый большой поглотитель времени). Рассмотрим несколько принципов, которые позволят сократить этот процент, повысить продуктивность руководителя. 

Правило 1. Рутинные собрания следует проводить в конце рабочего дня. Творческий и энергетический уровни достигают максимума в первой половине рабочего дня, и потому это время не следует растрачивать на тривиальные дела. Помимо прочего, конец рабочего дня станет естественной границей этого собрания, что не позволит затягивать обсуждение текущих задач. 

Правило 2. Краткие собрания лучше проводить прямо по ходу дела, то есть, буквально, на ходу. Это гарантирует их кратковременность. Давно замечено: чем в более комфортных условиях находятся участники собрания, тем дольше оно длится. 

Правило 3. Устанавливайте лимит времени. Это сформирует ожидания относительно срока завершения собрания и заставит приспосабливаться к его рамкам. Начинайте каждое собрания с сообщения о его продолжительности и повестке. 

Правило 4. Отменяйте собрания, если в них нет особой нужды. Любое собрание должно происходить, только если это необходимо. Если повестка собрания кажется вам пустой или не отвечающей вашим основным целям, смело отменяйте его. Благодаря этому, собрания, проводимые вами, станут более результативными и оптимальными по затратам времени. (Помимо прочего, люди почувствуют, что их собрали по каким-то действительно серьезным причинам). 

Правило 5. Готовьте заранее письменную повестку собрания, старайтесь неуклонно придерживаться ее и следите за соблюдением регламента. Соблюдение этих правил облегчает подготовку собраний, позволяет не отклоняться от предмета и оставаться в рамках деловых вопросов. Определять повестку собрания следует до его начала, поскольку в процессе ее обсуждения некоторые вопросы будут решены еще до начала собрания. Любое собрание следует начинать с представления повестки («На сегодняшнем собрании мы рассмотрим следующие вопросы...»). Ведение протокола собрания обеспечивает уверенность, что решения не будут забыты, что исполнители и ответственные определены и что ожидания каждого сбудутся. Необходимость соблюдения регламента стимулирует участников собрания быть рациональными и завершить собрание в установленное время. 

Правило 6. Начинайте собрание точно в назначенное время. Это позволит гарантировать, что люди придут вовремя. (Некоторые менеджеры сознательно начинают собрания в достаточно необычное время, например, в десять часов тринадцать минут, чтобы лишний раз обратить внимание сотрудников на значимость фактора времени). Своевременное начало собраний способствует поощрению тех, кто пришел своевременно. 

Правило 7. Составьте протокол собрания и старайтесь неукоснительно следовать принятым на нем решениям. Это позволит вам избегнуть повторного возвращения к вопросам, уже обсуждавшимся на собраниях. Подобная практика создает чувство ответственности за исполнение работ в соответствии с решениями собрания. Зафиксированные публично в протоколе задания выполняются с большей вероятностью. 

Правило 8. Предложите подчиненным представить свой вариант решения проблемы. Эта практика позволит вам покончить со свойственной вашим сотрудникам тенденцией перекладывать решение всех трудных вопросов на плечи начальства. В этом случае они будут вынуждены принять посильное участие в решении поставленной перед ними проблемы. Анализ предложенных сотрудниками вариантов позволит вам придти к оптимальному решению. 

Правило 9. Встречайте посетителей на пороге своего кабинета. Это позволит вам контролировать свое время путем контроля над пространством вашего офиса. Время вашего разговора с посетителем во многом зависит от того, сидите ли вы за своим рабочим столом или же стоите в дверях. 

Правило 10. Обзаведитесь местом, в котором вы могли бы работать совершенно спокойно, не боясь, что вам помешают. Это позволит вам сконцентрироваться на решении серьезных задач. Попытки сфокусировать внимание на задаче или проблеме еще раз после того, как вас прервали, требуют дополнительного времени. Умственная деятельность неэкономна, если требуется повторение. 

Ежедневная экономия всего тридцати минут позволит вам сэкономить за годы вашей работы целый год или 8760 часов! Если вы испробуете некоторые из предложенных вашему вниманию принципов на практике, вы очень скоро убедитесь в их эффективности, что найдет выражение, прежде всего, в ослаблении временного стресса. 

А сколько таких явлений в наших Компаниях, как совещания. И сколько возможностей правильно организовывать свое время. Думаю такие темы, как 
  • роль секретаря, 
  • навык делегирования задач 
  • четкая постановка задачи с 
  • правильными приемами контроля и обратной связи это только поверхность айсберга… 

Чтобы понять, где у вас скопилось большое количество поглотителей времени, необходима систематическая работа и глубокое осмысление. Если вы сторонник получения всех техник в концентрированном виде, то у вас есть возможность посетить тренинг, который входит в цикл программ по управленческим навыкам. 

Тренинг «Цена времени или особенности национального тайм-мененджмента» вобрал лучшее из собранного по крупице за последние 10 лет опыта работы Тренинго-консалтингового центра «TOPeople», где обучались люди, деятельность которых теперь эффективна. Нашей целью является повышение продуктивности персональной деятельности. Что делают эти люди? Как они это делают? Можно ли их опыт считать образцом для всех нас? Тренинг представляет собой свод идей и правил работы, с помощью которых эти столь успешные люди экономят время. В нее включены проверенные стратегии, разработанные для того, чтобы помочь нашим клиентам усвоить эти продуктивные идеи и сделать их основой своего стиля работы. 

Чарлз Диккенс как-то сказал: «Я никогда не сделал бы того, что сделал, если бы не имел привычки к пунктуальности, порядку и усердному труду, если бы у меня не было решимости сконцентрироваться на нужном предмете в нужное время». Эта цитата содержит многие базовые (фундаментальные) ингредиенты успеха в работе и в жизни: привычка к пунктуальности и порядку, усердие, решимость и умение сконцентрироваться. 

Питер Друкер говорил: «Грех бездействия выше, чем грех действия!» Времена Диккенса и Друкера были другими и техническое оснащение тоже.

Но не это главное! 

Для достижения успеха всегда необходима последовательность и технологии! Возьмите их и примените во благо себе!

Тренинг «Цена времени или особенности национального тайм-мененджмента»

Тренинги в Перми и обучение персонала: